Es recomendable revisar periódicamente los aspectos esenciales de nuestra empresa. No podemos olvidar contrastar el plan de empresa, plantear cambios en el proceso productivo, valorar nuestro sistema de gestión interna, y revisar si la empresa cumple con la normativa aplicable.
La respuesta a esta última cuestión es lo que se denomina compliance legal. El compliance es un procedimiento que nos permite verificar si la empresa cumple con la normativa aplicable. El procedimiento completo de compliance consiste en la identificación los riesgos que pueden afectar a la empresa y clasificarlos en función del grado de exposición, probabilidad de impacto y consecuencias, en su caso. Una vez identificados, deben articularse mecanismos de prevención, aplicando las medidas necesarias para proteger a la empresa. Una vez establecidas estas medidas, deben establecerse medidas de monitorización y detección, para establecer medidas de control de implantación y seguimiento. Además, deben diseñarse estrategias de resolución, para reaccionar adecuadamente frente a los problemas que puedan surgir. Por último, debe implantarse un program de asesoramiento, para que directivos, trabajadores y empresas vinculadas reciban toda la información necesaria para garantizar que el proceso se implanta correctamente.
Para realizar este proceso, sin duda, puede recurrirse a una figura externa especializada (el compliance officer). La necesidad de esta figura surge en el mundo empresarial anglosajón, y especialmente en el sector financiero, porque este sector ha sido sometido tradicionalmente a una regulación intensa y exigente. Sin embargo, es una figura que no es habitual en el ámbito de las pequeñas y medianas empresas, porque no forma parte de nuestra cultura empresarial y porque la mayoría de empresarios no lo considera una prioridad.
Aceptando que los empresarios no suelen recurrir a complejos procesos de compliance, no hay que olvidar que el control de la legalidad de la actuación de la empresa sigue siendo una necesidad de todos los empresarios. Esto es, el hecho de que no se recurra a un compliance externo no quiere decir que debamos descuidar el cumplimiento normativo de la empresa. Y aun más, no puede incurrirse en incumplimiento de normativa por simple desconocimiento, y más cuando el Código Penal regula la responsabilidad de las personas jurídicas por determinados delitos, estableciendo que el responsable en tal caso será el administrador de hecho o de derecho de dichas sociedades.
Dicho esto, también hay que decir que, en la realidad, nuestra experiencia nos dice que no todo es tan complicado. La posibilidad de cumplimiento de una empresa no se agota en el compliance externo. Proponemos tres soluciones, que analizaremos de forma individualizada.
En primer lugar, podemos decir que un empresario diligente reduce considerablemente los riesgos de incumplimiento. Por tanto, aqui tenemos una primera vía para reducir el riesgo de incumplimiento y gozar de una cierta tranquilidad. El empresario que actúa con la diligencia de un ordenado comerciante -utilizando la terminología el código de comercio- está reduciendo las posibilidades de incurrir en incumplimientos.
Dicho esto, se nos puede plantear la siguiente cuestión: ¿Cómo puede saber un empresario que está siendo lo suficientemente diligente? La respuesta es que el empresario debe recurrir a su propio criterio, pero para ello la información de que pueda disponer tiene una importancia capital. Esto es, no se puede tener criterio sin tener la suficiente información. Esto es, la información del empresario es un elemento esencial en los procesos de formación de criterio y de adopción de decisiones. Por tanto, la primera solución es garantizar que el empresario diligente tiene el nivel de información suficiente para la adopción de decisiones correctas.
Para ello, el empresario puede y debe recurrir al máximo de fuentes posibles. Por nuestra parte, siempre hemos insistido en la importancia de la información del empresario y para ello hemos diseñado procesos que garanticen que nuestros clientes tienen el máximo de información accesible. Para ello, nuestros esfuerzos de orientan no sólo a la mera selección de la información, sino también y especialmente a su traducción, valoración y presentación para que sea accesible y comprensible para operadores empresariales con o sin formación jurídica.
Esta información se canaliza por distintas vías. Por una parte, de forma personalizada, cuando la transmitimos a nuestros clientes y se la presentamos completamente adaptada a sus necesidades. Realizamos a diario consultoría jurídica y tributaria imprescindible para una buena gestión empresarial; contamos con esta herramienta para garantizar que nuestros servicios tienen el valor añadido que constituye nuestro principal factor diferencial.
Por otra parte, contribuyendo a crear opinión, cuando la gestionamos mediante esta web, cuyo elevado tráfico es la recompensa a nuestro esfuerzo constante en subir informaciones actualizadas y de interés. Y estos datos de tráfico en internet nos dicen que vamos por buen camino y nos anima a continuar en la misma línea.
Por último, mediante nuestra newsletter, con la que hacemos llegar directamente al correo de nuestra área de clientes las informaciones en formato sintético, como invitación para que pueda accederse a informaciones más extensas.
Pero nuestra experiencia nos indica algo más. El mayor índice de sanciones por incumplimiento se localiza en los ámbitos tributario y laboral, dos materias que dominamos y en las que incidimos especialmente porque sabemos que son los dos puntos más conflictivos. Por tanto, nuestra segunda solución es invertir recursos en materia de gestión fiscal y laboral porque sabemos que hay que ser rigurosos en el nivel de exigencia a aplicar.
En ambas materias aplicamos controles internos estrictos y nos hemos especializado en asesoramiento y aspectos preventivos. ¿Cómo? Pues anticipándonos: analizando normativa y jurisprudencia, invirtiendo recursos y esfuerzos en analizar escenarios y calcular opciones para poder presentar distintas opciones a nuestros clientes, siempre dentro del marco legal. La fiscalidad preventiva es especialmente importante: actualmente no podemos realizar ningún negocio jurídico sin plantearnos previamente su repercusión fiscal.
Y por último, nuestra experiencia nos dice también que todas las empresas suelen coincidir en sus puntos débiles. Esta experiencia nos ha permitido elaborar un check list en el que contemplamos aspectos de gestión y cumplimiento normativo más comunes, que analizamos conjuntamente con la empresa para establecer prioridades y poder fijar un calendario que ayude al equipo del empresario en la adopción de las medidas esenciales. Con esta herramienta, el empresario dispone de una radiografía de su empresa, con una imagen clara de los puntos en los que debe incidir, que le ayuda a establecer sus propias prioridades y a encajarlas en la agenda de su empresa. Por tanto, nuestra tercera solución es nuestro check list de puntos a verificar.
¿A que ahora ya no parece tan difícil? Resumiendo, el empresario debe realizar una gestión diligente, basada en la información suficiente, siendo imprescindible y básica a estos efectos una gestión fiscal y laboral rigurosa. Y debe someter su empresa a nuestro check list, para identificar los puntos débiles y establecer un calendario de actuación.
Con ello, minimizamos el riesgo de incumplimiento de normativa, lo que permitirá al empresario liberar energías e invertirlas en lo que constituye la actividad propia de la empresa.
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