La morosidad es uno de los principales problemas de las empresas: deterioran su rentabilidad e impactan de forma especialmente negativa en las pequeñas y medianas empresas. Pero aunque el riesgo de impagados es inherente al riesgo empresarial, una elevada incidencia de impagados aconseja revisar los procesos internos de la empresa, porque puede que sea necesario implantar alguna estrategia de prevención de impagados. La gestión de cobro es la fase final de toda venta, pero el éxito de esta gestión depende en gran medida de cómo se hayan gestionado todas las fases anteriores de la contratación.
En esta noticia proponemos 10 recomendaciones para evitar o reducir el riesgo de impagados, muchas de las cuales pueden implementarse sin coste o con un coste muy reducido. La implantación de estas recomendaciones en la empresa debe ser transversal; la dirección debe proponerlas como directriz, los comerciales deben manejar los presupuestos y aceptaciones como una herramienta esencial de trabajo, el staff administrativo debe tener asignadas las tareas de control y gestión de morosidad, etc.
La primera recomendación es
revisar previamente la solvencia del cliente, y no confiar en indicios que no sean concluyentes, como impresiones personales, recomendaciones de terceros, o informaciones o datos no contrastados, porque hay morosos "profesionales" que son especialistas en crear una apariencia de falsa solvencia para desarticular las medidas preventivas que en otro caso se implementarían. La solvencia patrimonial del deudor es la clave para la viabilidad económica de una eventual reclamación patrimonial, porque el mejor pleito con la mejor sentencia puede ser ineficaz si no tenemos patrimonio embargable. Paradójicamente, la viabilidad económica de una reclamación judicial puede evitar la litigación. Existen bases de datos de consulta pública para verificar el crédito y la solvencia personales, por lo que nuestra recomendación es consultar previamente estas bases de datos.
La segunda recomendación
es constituir garantías del crédito. Existen múltiples formas de garantía como avales bancarios, depósitos, prendas, seguros de caución, etc. Algunas de estas garantías tienen coste de formalización, como los avales bancarios o los seguros de caución. Pero otras pueden formalizarse sin coste adicional (son simplemente una cláusula contractual) y sin coste de oportunidad (no perdemos nada por añadirlas al contrato). Además, en el caso particular de la fianza solidaria no añade especial complejidad en caso de litigación, porque en un mismo procedimiento se puede reclamar la deuda tanto al deudor principal como al fiador solidario. Por tanto, nuestra recomendación es constituir garantías tales como fianzas solidarias para disponer de más personas obligadas al cumplimiento de la obligación.
La tercera recomendación es
solicitar pagos a cuenta. Es habitual en la mayoría de sectores que en contratos de prestación sucesiva se establezca un programa de pagos que sea proporcional a la evolución del contrato. No confiemos en clientes que se opongan a esta forma de pago y que nos "exijan" confianza en su solvencia o que manifiesten incomodidad por proponerles un plan de pagos que se adecúe al ritmo de ejecución del contrato. Por tanto, nuestra recomendación es no dejar pendiente el pago del total del contrato para el final.
La cuarta recomendación es
elaborar un presupuesto detallado, que defina claramente la obligación y las condiciones en las que se cumplirá el contrato. En otras palabras, que quede claro lo que es exigible y lo que no lo es. El presupuesto debe anticiparse y prever los principales incidentes que puedan surgir: ¿qué sucede en caso de modificación en el precio de los materiales? ¿Cuándo y dónde debe realizarse la entrega o prestarse el servicio? ¿Qué sucede si el cliente no facilita toda la información necesaria? ¿Qué plazo de validez tiene el presupuesto? ¿En qué fecha debe pagarse la entrega a cuenta? ¿Existe obligación de entrega si el cliente no paga la entrega a cuenta convenida? Por tanto, nuestra recomendación es invertir un mayor tiempo en elaborar un presupuesto detallado, con los presupuestos adicionales que sea necesario, porque esto nos ayudará después en una eventual reclamación.
La quinta recomendación es
formalizar la aceptación del presupuesto. Por su importancia, incluimos este punto de forma separada respecto del anterior, porque la aceptación es una manifestación de voluntad del cliente, y es este concurso de voluntades el que otorga eficacia contractual al presupuesto. Aunque siempre es mejor disponer de una aceptación expresa, también son admisibles aceptaciones en forma tácita, siempre que dispongamos de prueba de esta aceptación tácita. Por tanto, nuestra recomendación es tener la firma del cliente en el presupuesto, como prueba de su aceptación.
La sexta recomendación es
documentar las partidas adicionales. Habitualmente se descuidan los aspectos formales cuando se está en plena ejecución del contrato, especialmente cuando las partidas adicionales son importes comparativamente reducidos, pero en ocasiones la suma de estos adicionales puede ser importante. La forma de documentación puede ser tanto mediante presupuesto, contrato o anexo, pero también pueden ser admisibles otras formas, como correo electrónico u otros medios de comunicación (aunque no todos los medios tienen el mismo valor probatorio). Por tanto, nuestra recomendación es documentar no solo la prestación inicial, sino también las adicionales.
La séptima recomendación es
evitar cláusulas contractuales confusas. El lenguaje es una herramienta de precisión; utilicémoslo adecuadamente y nos facilitará seguridad jurídica. Todo lo que no esté claramente establecido puede facilitar argumentos a un deudor moroso profesional y acabar complicando un proceso judicial. Determinemos con claridad la fecha de exigibilidad de cada uno de los pagos. Por tanto, nuestra recomendación es evitar redacciones confusas en los contratos.
La octava recomendación es
constituir prueba de todas las fases. El proceso civil es un proceso de prueba, y la carga de la prueba corresponde al demandante. Existe un aforismo jurídico muy conocido según el cual en el proceso civil, lo que no puede probarse, no existe. Por tanto, debe crearse prueba de todos los hechos que alegaremos después en una eventual reclamación: del encargo, de la conformidad del cliente en el precio y condiciones, del cumplimiento del contrato, de la conformidad del cliente en la ejecución del contrato, etc. Por tanto, nuestra recomendación es disponer de prueba del máximo de hechos posible.
La novena recomendación es
prever y aplicar penalizaciones legales y contractuales. Habitualmente se desconoce la normativa reguladora de la morosidad en operaciones comerciales, que establece el plazo máximo de pago, así como indemnizaciones en caso de incumplimiento. Conocer esta normativa imperativa nos permite obtener compensaciones. También podemos establecer penalizaciones e indemnizaciones en el presupuesto o en el contrato; ello desincentivará retrasos en el pago. Por tanto, nuestra recomendación es conocer la ley de morosidad y establecer penalizaciones contractuales.
La décima recomendación es
realizar una gestión activa del cobro. Los empresarios tienden a posponer las gestiones de cobro, habitualmente por falta de recursos o por estar focalizados en otros objetivos. Pero hay que tener en cuenta que existen plazos legales de prescripción, transcurridos los cuales cualquier reclamación será inadmitida. Por tanto, nuestra recomendación es no descuidar la gestión de cobro.
Y, por último, nuestra recomendación final o
bonus track es
realizar una buena gestión fiscal del impagado, si este finalmente se produce. Hay que dotar las provisiones por deterioro de créditos para evitar tributar sobre un beneficio que no hemos obtenido. Para ello disponemos de todo el plazo de prescripción tributaria. Pero hay que prestar especial atención a la gestión fiscal del IVA para conseguir la devolución del IVA impagado. En este caso, la normativa establece un proceso muy riguroso y complejo que explicamos con más detalle en
esta noticia.
Esperamos que estas recomendaciones ayuden a las empresas a estructurar mejor toda la gestión de contratación y ejecución de contratos, para minimizar en lo posible el riesgo de impagados.
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