El hash encadenado que estará oculto en todas las facturas

El ámbito administrativo más privado de una empresa es su facturación. La emisión de una factura es el cierre de un proceso de venta y es el instrumento vehicula la entrada de ingresos,  cuya generación es el objetivo principal de la empresa y su razón de ser. Las actividades de facturación requieren del uso de programas informáticos, que ocasionalmente pueden ser instrumento de prácticas que conducen a la elusión fiscal, como los que permiten las supresión de ventas (el denominado "software de doble uso"). Para hacer frente a estas prácticas y reducir la economía sumergida, se han adoptado diversas medidas que suponen la incidencia de la administración en los ámbitos más internos de la administración de una empresa, esto es, su facturación.

Los principales afectados por estas medidas son los productores y comercializadores de programas de software de facturación, que deberán adaptar sus productos a los requisitos establecidos normativamente. Pero también resultan afectadas todas las empresas, en la medida en que deberán verificar que su software reúne dichos requisitos, y adoptar las medidas necesarias de corrección en caso de que no cumplan.

¿En qué consisten estas medidas?

Las medidas consisten en regular los requisitos que deben tener los programas informáticos de gestión de las empresas, que deben garantizar la transparencia y trazabilidad de las operaciones de facturación. Todas las empresas deberán disponer de programas informáticos de facturación y contabilidad que "garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos". Se pretende, por tanto, la trazabilidad en todo el sistema de facturación. Además, los sistemas informáticos deberán permitir la legibilidad de los datos por parte de la administración tributaria, para que exista total accesibilidad y transparencia.

Para garantizar estos objetivos, se establecen las especificaciones técnicas que deberán reunir todos los programas que se comercialicen, y se exige que el proveedor de dichos programas certifique que el programa cumple con los requisitos establecidos. Entre las especificaciones técnicas, se requiere que los programas dispongan de dos elementos de seguridad para garantizar que no se manipulan los datos. El primer elemento de seguridad es el hash encadenado, consistente en que cada factura genera una huella única que incluye datos de las facturas anteriormente emitidas, de forma que cualquier modificación en  determinados elementos de una factura afecta también la huella y, por tanto, revela que se ha producido una alteración. El segundo elemento de seguridad es la firma electrónica de los documentos, que vincula el documento con su emisor y, por tanto, aporta elementos de seguridad e inalterabilidad.

Adiós a las facturas en excel o en word

Por tanto, la elección de los medios, programas o soportes para facturación ya no será una decisión que se mantenga estrictamente en el ámbito de decisión empresarial sino que, por imperativo legal. esta decisión estará muy condicionada por los requisitos normativos que deberán cumplir los programas informáticos. Las empresas que no dispongan de sistemas de facturación homologados deberán realizar las adaptaciones necesarias: ya no será posible emitir facturas con un procesador de textos o una hoja de cálculo de uso común.

¿A quién afecta esta normativa?

El alcance de la modificación es muy amplio. A parte de la afectación a los proveedores de programas informáticos, esta normativa afecta a casi todas las empresas, con independencia de su cifra de negocio porque, salvo alguna excepción que ahora indicaremos, prácticamente todas las empresas estarán obligadas al cumplimiento de la normativa. En concreto, las únicas excepciones a la aplicación de esta normativa son las empresas que estén obligadas al Suministro Inmediato de Información en IVA (SII), algunos casos del régimen de la agricultura, ganadería y pesca, o algunas operaciones que no tienen obligación de emitir factura.

Es de suponer que esta situación no supondrá un problema grave para las empresas grandes o medianas, que o bien dispongan de recursos para realizar las adaptaciones correspondientes, o bien cuenten con buenos proveedores de programas informáticos que ya han realizado las previsiones de adaptación correspondientes. Sin embargo, la mayor afectación se producirá en las empresas menos profesionalizadas, que son las que habitualmente tienen más dificultades para sobrevivir en un entorno económico y normativo cada vez más complicado. 

¿Cuándo entra en vigor esta normativa?

La normativa ya está en vigor desde la fecha de su publicación en el BOE. Sin embargo, debido a la profundidad de las reformas que deben implantarse por parte de los proveedores informáticos y del bajo nivel de digitalización de las empresas, se ha pospuesto su exigibilidad y se ha establecido como fecha límite para tener adaptados sus sistemas informáticos el día 1 de julio de 2025.

¿Qué opciones tienen las empresas que todavía no dispongan de programas informáticos adaptados?

Las empresas deberán dirigirse a sus proveedores de programario para exigir la certificación de adecuación de dicho programario. En caso de que el proveedor no emita dicho certificado, o que no dispongan de programa específico de facturación, deberán realizar las inversiones necesarias para su implantación. 

Pero ¿qué pasa si el coste de este programa es muy elevado? En tal caso, existen dos soluciones. La primera es dimensionar adecuadamente los costes del programa, mediante fórmulas colaborativas fruto de las sinergias entre empresas de software y despachos profesionales, que permitirán a las microempresas acceder a programas de primer nivel a costes más competitivos.

La segunda es la plataforma Veri*factu, una herramienta que la Administración pondrá a disposición de las empresas y que sustituirá el programa de facturación interno mediante el envío de las facturas en tiempo real a la sede electrónica de la Agencia Tributaria. Este sistema consistirá en la generación de un fichero informático por cada venta o servicio prestado, que se remitirá automáticamente a la Administración Tributaria. En el mismo momento, se imprimirá una factura normal o simplificada, que dispondrá de un código QR y de un código alfanumérico -siempre que no sea facturación electrónica-, y que estará a disposición tanto de la Administración Tributaria como del comprador.

¿Qué pasa si las empresas no se adaptan a este cambio normativo?

Junto con las obligaciones indicadas se establecen importantes sanciones, tanto para las empresas informáticas como para las empresas que no adapten sus sistemas de facturación. Para estas últimas se establece una multa de fija de 50.000 euros por cada ejercicio, cuando la infracción consista en disponer de sistemas informáticos no certificados, o bien se hayan realizado modificaciones en los sistemas que cuenten con certificación. 

Por tanto, no deben posponerse los procesos de verificación necesarios para garantizar que todo esté listo para el día 1 de julio de 2025. Estamos a disposición de las empresas para acompañarles en este proceso, con la finalidad de facilitar la información y soporte necesarios para ayudarles a superar con éxito este nuevo reto.