Las cuentas anuales de una Sociedad o empresa son un conjunto de documentos que contienen la información económica y financera de la empresa, con la finalidad de facilitar datos de la misma a los agentes económicos que la necesiten para su proceso de adopción de decisiones. Las cuentas anuales son formuladas anualmente por el empresario o, en el caso de las sociedades de capital, por el órgano de administración, en el plazo de tres meses a contar desde la fecha de cierre del ejercicio, y deben ser aprobadas por la junta de socios o accionistas dentro del plazo de seis meses a contar desde la misma fecha. Excepcionalmente, pueden presentarse cuentas sin la firma de alguno de los administradores; en este caso deberá indicarse la causa de la falta de firma.
En el mes siguiente a la finalización del plazo para su aprobación, las cuentas anuales deben ser depositadas en el Registro Mercantil y son de carácter público; esto es, se depositan con la única finalidad de que las personas que tengan interés en conocer los datos económicos de la sociedad, puedan obtener copia de ellas. Esta consulta puede realizarse telemáticamente, en el portal http://www.registradores.org/ . En este sentido, las cuentas anuales cumplen la denominada función externa de la contabilidad, puesto que permite a terceros conocer el estado de la empresa.
La confección de las cuentas es un acto complejo, no sólo porque las cuentas están integradas por diversos documentos, sino porque, además, la confección de cada uno de estos documentos presenta una elevada complejidad técnica. En particular, las cuentas anuales están compuestas por el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios del patrimonio neto, el estado de flujos de efectivos (únicamente obligatorio en caso de empresas que no presenten balance abreviado) y la memoria. Como novedad para el próximo depósito, destacamos que el estado de cambios del patrimonio neto tampoco será exible para empresas con balance abreviado).
Cada documento de los indicados ofrece información de un aspecto de la compañía, de forma que sólo analizándolos en su conjunto obtendremos una visión global y fiable del estado de la empresa. Además, hay que hacer referencia también al informe de gestión, donde los administradores deben exponer información tal como la evolución del negocio, los hechos relevantes ocurridos con posterioridad al cierre del ejercicio, y su evolución previsible.
Esta tarea es ardua y costosa si no se valora desde el punto de vista de su funcionalidad. Muchos empresarios gestionan las cuentas anuales como una carga administrativa más, cuando en realidad las cuentas anuales son una oportunidad de mostrar a terceros nuestra visión contable de la empresa. Otras empresas consideran que sus cuentas anuales pueden ofrecer demasiada información a los competidores, por lo que algunas han optado por no depositarlas.
El depósito de las cuentas confiere a la sociedad una imagen de profesionalidad, transparencia y fiabilidad; los operadores económicos valoran que el depósito esté efectuado y que la documentación sea correcta y contribuya a ofrecer una imagen fiel de la empresa. Es “vender” la imagen de la empresa pero en otros mercados, distinto del entorno de los clientes habituales en el que usualmente operan las empresas: es el mercado de los proveedores, el de los clientes no habituales, el de los bancos, el de los operadores más profesionalizados o el de las entidades aseguradoras. Sirva de ejemplo el hecho de que las entidades bancarias exigen, cada vez más, que las cuentas anuales estén depositadas antes de dar luz verde a la concesión o renovación de pólizas de crédito.
Porque la utilidad de las cuentas anuales no se agota en un tema de imagen. Su depósito en el Registro Mercantil deja constancia de que, en una determinada fecha, la contabilidad de una empresa era la que quedó efectivamente depositada, de forma que la contabilidad no puede ser modificada posteriormente. Es cierto que las cuentas anuales se depositan en el Registro Mercantil pero no se inscriben en él, por ello no les es de aplicación la presunción de exactitud y validez de los artículos 20 del Código de Comercio y 7 del Reglamento del Registro Mercantil. Sin embargo, en ocasiones o bien son de aportación obligatoria, o bien facilitan una información de la contabilidad de la empresa, que ofrece un contexto en el que se insertan otros documentos que son preceptivos en diferentes procedimientos y que, en caso de ofrecer una imagen coherente con éstos, les confieren una eficacia indiscutible.
Como ejemplo a lo indicado, debe destacarse que las cuentas anuales son un elemento básico para argumentar y acreditar un despido objetivo por causas económicas. En cualquiera de los subtipos de despidos por causa estrictamente económica (pérdidas, previsión de las mismas o descenso de ventas de ingresos) el empleador deberá acreditar en qué situación económica se encuentra la compañía. Para ello es básico la prueba documental, y el artículo 4.2 del Reglamento de los procedimientos de despido colectivo y de suspensión de contratos y reducción de jornada, establece que el empresario deberá aportar las cuentas anuales de los dos últimos ejercicios.
Asimismo, en caso de previsión de pérdidas, el Administrador debe presentar un informe sobre éstas, que en todo caso deberá ser coherente con las cuentas anuales.
La jurisprudencia tiende a considerar probados los hechos que se acreditan mediante las cuentas anuales, siempre que no sean contradichos por otras pruebas y ofrezcan una visión coherente; para esto es imprescindible que los documentos contables estén bien confeccionados. Sirva de ejemplo el criterio del Magistrado de la Sala de lo Social del TSJ DE Cataluña Miquel Àngel Falguera Baró quien considera que, aunque las cuentas anuales registradas son documentos privados “… su contenido tiene una cuasipresunción de veracidad”. Sin embargo, es cierto que esta presunción se pierde cuando los documentos “… no contengan información completa y plenamente fiable sobre los datos imprescindibles…” Ver la Sentencia del Tribunal Supremo de 11 de diciembre de 2014 (Recurso 138/2014). Por tanto, a estos efectos es especialmente relevante que las cuentas anuales se formulen correctamente.
Por si lo indicado fuera poco, es de destacar que la falta de depósito de las cuentas anuales constituye una infracción regulada en la Ley de Sociedades de Capital, sancionada con multa de entre 1.200 y 60.000 euros. Excepcionalmente, la sanción puede ser de 30.000 euros por cada año de retraso en el caso de sociedades con volumen de ventas superior a 6.000.000 de euros. Para aplicar estas sanciones, el Reglamento del Registro Mercantil establece que la Dirección General de los Registros y del Notariado (DGRN) traslada al Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC), dentro del segundo mes de cada año, la relación de sociedades que hayan incumplido esta obligación. Sobre la base de dicha relación, el ICAC, que es el órgano competente para sancionar, iniciará de oficio los expedientes sancionadores que procedan.
Pero hay un elemento más. La Ley del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas establece la posibilidad de que los procedimientos sancionadores se inicien por denuncia de cualquier persona. En principio, la Administración Pública no está obligada a incoar un expediente sancionador siempre que se produzca una denuncia… pero tampoco puede desconocer la existencia de una infracción, cuando su comisión sea tan evidente como la falta de presentación de cuentas anuales.
La novedad y el hecho que convierte a las cuentas anuales en una noticia de actualidad es que en breve estaremos en plazo de depósito, y que en su día se hizo pública la apertura de varios expedientes sancionadores por parte del ICAC por la no presentación de cuentas anuales, según publicó el diario digital El Economista en esta noticia. El Consejo General de Economistas también ha difundido esta información, exponiendo también el criterio de graduación de sanciones empleado. Este criterio consiste en cuantificar la sanción en el 0,5% del importe total de las partidas de activo, más el 0,5% de la cifra de ventas consignadas en la última declaración tributaria presentada. Subsidiariamente, la sanción se cuantifica en el 2% del capital social.
Este es el último argumento que nos faltaba para fomentar y recomendar la correcta presentación y confección de las cuentas anuales. Pero insistimos en que, más allá del aspecto sancionador, las cuentas anuales son un espléndido instrumento en manos de la empresa para ofrecer al mercado la imagen que toda compañía profesionalizada quiere mostrar, y para construir un medio de prueba que puede ser de gran ayuda en los procedimientos administrativos y judiciales que la empresa debe afrontar. Es necesario, eso sí, que las cuentas estén realizadas con conocimientos contables, económicos y jurídicos, para que tengan la eficacia probatoria que buscamos.
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