És recomanable revisar periòdicament els aspectes essencials de la nostra empresa. No podem oblidar contrastar el pla d'empresa, plantejar canvis en el procés productiu, valorar el nostre sistema de gestió interna, i revisar si l'empresa compleix amb la normativa aplicable.
La resposta a aquesta última qüestió és el que es denomina compliance legal. El compliance és un procediment que ens permet verificar si l'empresa compleix amb la normativa aplicable. El procediment complet de compliance consisteix en la identificació els riscos que poden afectar a l'empresa i classificar-los en funció del grau d'exposició, probabilitat d'impacte i conseqüències, si s'escau. Una vegada identificats, han d'articular-se mecanismes de prevenció, aplicant les mesures necessàries per protegir a l'empresa. Una vegada establertes aquestes mesures, han d'establir-se mesurades de monitoratge i detecció, per establir mesures de control d'implantació i seguiment. A més, han de dissenyar-se estratègies de resolució, per reaccionar adequadament enfront dels problemes que puguin sorgir. Finalment, ha d'implantar-se un programa d'assessorament, amb la finalitat que directius, treballadors i empreses vinculades rebin tota la informació necessària per garantir que el procés s'implanta correctament.
Per realitzar aquest procés, sens dubte, pot recórrer-se a una figura externa especialitzada (el compliance officer). La necessitat d'aquesta figura sorgeix al món empresarial anglosaxó, i especialment en el sector financer, perquè aquest sector ha estat sotmès tradicionalment a una regulació intensa i exigent. No obstant això, és una figura que no és habitual en l'àmbit de les petites i mitjanes empreses, perquè no forma part de la nostra cultura empresarial i perquè la majoria d'empresaris no ho considera una prioritat.
Acceptant que els empresaris no solen recórrer a complexos processos de compliance, no cal oblidar que el control de la legalitat de l'actuació de l'empresa segueix sent una necessitat de tots els empresaris. Això és, el fet que no es recorri a un compliance extern no vol dir que hàgim de descurar el compliment normatiu de l'empresa. I sobre tot, no pot incórrer-se en incompliment de normativa per simple desconeixement, i més quan el Codi Penal regula la responsabilitat de les persones jurídiques per determinats delictes, establint que el responsable en tal cas serà l'administrador de fet o de dret d'aquestes societats.
Dit això, també cal dir que, en la realitat, la nostra experiència ens diu que no tot és tan complicat. La possibilitat de compliment d'una empresa no s'esgota en el compliance extern. Proposem tres solucions, que analitzarem de forma individualitzada.
En primer lloc, podem dir que un empresari diligent redueix considerablement els riscos d'incompliment. Per tant, aqui tenim una primera via per reduir el risc d'incompliment i gaudir d'una certa tranquil·litat. L'empresari que actua amb la diligència d'un ordenat comerciant -utilitzant la terminologia el codi de comerç- està reduint les possibilitats d'incórrer en incompliments.
Dit això, se'ns pot plantejar la següent qüestió: Com pot saber un empresari que està sent prou diligent? La resposta és que l'empresari ha de recórrer a el seu propi criteri, però per a això la informació que pugui disposar té una importància cabdal. Això és, no es pot tenir criteri sense tenir la suficient informació. Això és, la informació de l'empresari és un element essencial en els processos de formació de criteri i d'adopció de decisions. Per tant, la primera solució és garantir que l'empresari diligent té el nivell d'informació suficient per a l'adopció de decisions correctes.
Per a això, l'empresari pot i ha de recórrer al màxim de fonts possibles. Per la nostra banda, sempre hem insistit en la importància de la informació de l'empresari i per a això hem dissenyat processos que garanteixin que els nostres clients tenen el màxim d'informació accessible. Per a això, els nostres esforços s'orienten no només a la mera selecció de la informació, sinó també i especialment a la seva traducció, valoració i presentació perquè sigui accessible i comprensible per a operadors empresarials amb o sense formació jurídica.
Aquesta informació es canalitza per diferents vies. D'una banda, de forma personalitzada, quan la transmetem als nostres clients i la presentem completament adaptada a les seves necessitats. Realitzem diàriament consultoria jurídica i tributària imprescindible per a una bona gestió empresarial; comptem amb aquesta eina per garantir que els nostres serveis tenen el valor afegit que constitueix el nostre principal factor diferencial.
D'altra banda, contribuint a crear opinió, quan la gestionem mitjançant aquesta web, l'elevat tràfic de la qual és la recompensa al nostre esforç constant a pujar informacions actualitzades i d'interès. I aquestes dades de tràfic en internet ens diuen que anem per bon camí i ens anima a continuar en la mateixa línia.
Finalment, mitjançant la nostra newsletter, amb la qual fem arribar directament al correu de la nostra àrea de clients les informacions en format sintètic, com a invitació perquè pugui accedir-se a informacions més extenses.
Però la nostra experiència ens aporta una altra dada. El major índex de sancions per incompliment es localitza en els àmbits tributari i laboral, dues matèries que dominem i en les quals incidim especialment perquè sabem que són els dos punts més conflictius. Per tant, la nostra segona solució és invertir recursos en matèria de gestió fiscal i laboral perquè sabem que cal ser rigorosos en el nivell d'exigència a aplicar.
En ambdues matèries apliquem controls interns estrictes i ens hem especialitzat en assessorament i aspectes preventius. Com? Doncs anticipant-nos: analitzant normativa i jurisprudència, invertint recursos i esforços a analitzar escenaris i calcular opcions per poder presentar diferents opcions als nostres clients, sempre dins del marc legal. La fiscalitat preventiva és especialment important: actualment no podem realitzar cap negoci jurídic sense plantejar-nos prèviament la seva repercussió fiscal.
I finalment, la nostra experiència ens diu també que totes les empreses solen coincidir en els seus punts febles. Aquesta experiència ens ha permès elaborar un check list en el qual contemplem aspectes de gestió i compliment normatiu més comuns, que analitzem conjuntament amb l'empresa per establir prioritats i poder fixar un calendari que ajudi a l'equip de l'empresari en l'adopció de les mesures essencials. Amb aquesta eina, l'empresari disposa d'una radiografia de la seva empresa, amb una imatge clara dels punts en els quals ha d'incidir, que l'ajuda a establir les seves pròpies prioritats i a encaixar-les en l'agenda de la seva empresa. Per tant, la nostra tercera solució és el nostre check list de punts a verificar.
Oi que ara ja no sembla tan difícil? Resumint, l'empresari ha de realitzar una gestió diligent, basada en la informació suficient, essent imprescindible i bàsica a aquests efectes una gestió fiscal i laboral rigorosa. I ha de sotmetre la seva empresa al nostre check list, per identificar els punts febles i establir un calendari d'actuació.
Amb això, minimitzem els riscos d'incmpliment de normativa, la qual cosa permetrà a l'empresari alliberar energies i invertir-les en el que constitueix l'activitat pròpia de l'empresa.
Àrea client
TORNAR AL LLISTAT
