La morositat és un dels principals problemes de les empreses: deterioren la seva rendibilitat i impacten de forma especialment negativa en les petites i mitjanes empreses. Però malgrat que el risc d'impagats és inherent al risc empresarial, una elevada incidència d'impagats aconsella revisar els processos interns de l'empresa, perquè pot ser que sigui necessari implantar alguna estratègia de prevenció d'impagats. La gestió de cobrament és la fase final de tota venda, però l'èxit d'aquesta gestió depèn en gran manera de com s'hagin gestionat totes les fases anteriors de la contractació.
En aquesta notícia proposem 10 recomanacions per a evitar o reduir el risc d'impagats, moltes de les quals poden implementar-se sense cost o amb un cost molt reduït. La implantació d'aquestes recomanacions en l'empresa ha de ser transversal; la direcció ha de proposar-les com a directriu, els comercials han de manejar els pressupostos i acceptacions com una eina essencial de treball, l'staff administratiu ha de tenir assignades les tasques de control i gestió de morositat, etc.
La primera recomanació és
revisar prèviament la solvència del client, i no confiar en indicis que no siguin concloents, com a impressions personals, recomanacions de tercers, o informacions o dades no contrastades, perquè hi ha morosos "professionals" que són especialistes a crear una aparença de falsa solvència per a desarticular les mesures preventives que en un altre cas s'implementarien. La solvència patrimonial del deutor és la clau per a la viabilitat econòmica d'una eventual reclamació patrimonial, perquè el millor plet amb la millor sentència pot ser ineficaç si no tenim patrimoni embargable. Paradoxalment, la viabilitat econòmica d'una reclamació judicial pot evitar la litigació. Existeixen bases de dades de consulta pública per a verificar el crèdit i la solvència personals, per la qual cosa la nostra recomanació és consultar prèviament aquestes bases de dades.
La segona recomanació és
constituir garanties del crèdit. Existeixen múltiples formes de garantia com a avals bancaris, dipòsits, peces, assegurances de caució, etc. Algunes d'aquestes garanties tenen cost de formalització, com els avals bancaris o les assegurances de caució. Però altres poden formalitzar-se sense cost addicional (són simplement una clàusula contractual) i sense cost d'oportunitat (no perdem res per afegir-les al contracte). A més, en el cas particular de la fiança solidària no afegeix especial complexitat en cas de litigació, perquè en un mateix procediment es pot reclamar el deute tant al deutor principal com al fiador solidari. Per tant, la nostra recomanació és constituir garanties com ara fiances solidàries per a disposar de més persones obligades al compliment de l'obligació.
La tercera recomanació és
sol·licitar pagaments a compte. És habitual en la majoria de sectors que en contractes de prestació successiva s'estableixi un programa de pagaments que sigui proporcional a l'evolució del contracte. No confiem en clients que s'oposin a aquesta forma de pagament i que ens "exigeixin" confiança en la seva solvència o que manifestin incomoditat per proposar-los un pla de pagaments que s'adeqüi al ritme d'execució del contracte. Per tant, la nostra recomanació és no deixar pendent el pagament del total del contracte per al final.
La quarta recomanació és
elaborar un pressupost detallat, que defineixi clarament l'obligació i les condicions en les quals es complirà el contracte. En altres paraules, que quedi clar el que és exigible i el que no ho és. El pressupost ha d'anticipar-se i preveure els principals incidents que puguin sorgir: què succeeix en cas de modificació en el preu dels materials? Quan i on ha de realitzar-se el lliurament o prestar-se el servei? Què succeeix si el client no facilita tota la informació necessària? Quin termini de validesa té el pressupost? En quina data ha de pagar-se el lliurament a compte? Existeix obligació de lliurament si el client no paga el lliurament a compte convingut? Per tant, la nostra recomanació és invertir un major temps a elaborar un pressupost detallat, amb els pressupostos addicionals que sigui necessari, perquè això ens ajudarà després en una eventual reclamació.
La cinquena recomanació és
formalitzar l'acceptació del pressupost. Per la seva importància, incloem aquest punt de manera separada respecte de l'anterior, perquè l'acceptació és una manifestació de voluntat del client, i és aquest concurs de voluntats el que atorga eficàcia contractual al pressupost. Encara que sempre és millor disposar d'una acceptació expressa, també són admissibles acceptacions en forma tàcita, sempre que disposem de prova d'aquesta acceptació tàcita. Per tant, la nostra recomanació és tenir la signatura del client en el pressupost, com a prova de la seva acceptació.
La sisena recomanació és
documentar les partides addicionals. Habitualment es descuren els aspectes formals quan s'està en plena execució del contracte, especialment quan les partides addicionals són imports comparativament reduïts, però a vegades la suma d'aquests addicionals pot ser important. La forma de documentació pot ser tant mitjançant pressupost, contracte o annex, però també poden ser admissibles altres formes, com a correu electrònic o altres mitjans de comunicació (encara que no tots els mitjans tenen el mateix valor probatori). Per tant, la nostra recomanació és documentar no sols la prestació inicial, sinó també les addicionals.
La setena recomanació és
evitar clàusules contractuals confuses. El llenguatge és una eina de precisió; utilitzem-lo adequadament i ens facilitarà seguretat jurídica. Tot el que no estigui clarament establert pot facilitar arguments a un deutor morós professional i acabar complicant un procés judicial. Determinem amb claredat la data d'exigibilitat de cadascun dels pagaments. Per tant, la nostra recomanació és evitar redaccions confuses en els contractes.
La vuitena recomanació és
constituir prova de totes les fases. El procés civil és un procés de prova, i la càrrega de la prova correspon al demandant. Existeix un aforisme jurídic molt conegut segons el qual en el procés civil, la qual cosa no pot provar-se, no existeix. Per tant, ha de crear-se prova de tots els fets que al·legarem després en una eventual reclamació: de l'encàrrec, de la conformitat del client en el preu i condicions, del compliment del contracte, de la conformitat del client en l'execució del contracte, etc. Per tant, la nostra recomanació és disposar de prova del màxim de fets possible.
La novena recomanació és
preveure i aplicar penalitzacions legals i contractuals. Habitualment es desconeix la normativa reguladora de la morositat en operacions comercials, que estableix el termini màxim de pagament, així com indemnitzacions en cas d'incompliment. Conèixer aquesta normativa imperativa ens permet obtenir compensacions. També podem establir penalitzacions i indemnitzacions en el pressupost o en el contracte; això desincentivarà retards en el pagament. Per tant, la nostra recomanació és conèixer la llei de morositat i establir penalitzacions contractuals.
La desena recomanació és
realitzar una gestió activa del cobrament. Els empresaris tendeixen a posposar les gestions de cobrament, habitualment per falta de recursos o per estar focalitzats en altres objectius. Però cal tenir en compte que existeixen terminis legals de prescripció, transcorreguts els quals qualsevol reclamació serà inadmesa. Per tant, la nostra recomanació és no descurar la gestió de cobrament.
I, finalment, la nostra recomanació final o
bonus track és
realitzar una bona gestió fiscal de l'impagat, si aquest finalment es produeix. Cal dotar les provisions per deterioració de crèdits per a evitar tributar sobre un benefici que no hem obtingut. Per a això disposem de tot el termini de prescripció tributària. Però cal prestar especial atenció a la gestió fiscal de l'IVA per a aconseguir la devolució de l'IVA impagat. En aquest cas, la normativa estableix un procés molt rigorós i complex que expliquem amb més detall en
aquesta notícia.
Esperem que aquestes recomanacions ajudin les empreses a estructurar millor tota la gestió de contractació i execució de contractes, per a minimitzar en la mesura del possible el risc d'impagats.
Àrea client
TORNAR AL LLISTAT
