Els comptes anuals d'una Societat o empresa són un conjunt de documents que contenen la informació econòmica i financera de l'empresa, amb la finalitat de facilitar dades als agents econòmics que les necessitin per al seu procés d'adopció de decisions. Els comptes anuals són formulats anualment per l'empresari o, en el cas de les societats de capital, per l'òrgan d'administració, en el termini de tres mesos a comptar des de la data de tancament de l'exercici, i han de ser aprovades per la junta de socis o accionistes dins del termini de sis mesos a comptar des de la mateixa data. Excepcionalment, poden presentar-se comptes sense la signatura d'algun dels administradors; en aquest cas haurà d'indicar-se la causa de la falta de signatura.
En el mes següent a la finalització del termini per a la seva aprovació, els comptes anuals han de ser dipositats en el Registre Mercantil i són de caràcter públic; això és, es dipositen amb l'única finalitat que les persones que tinguin interès a conèixer les dades econòmiques de la societat, puguin obtenir-ne còpia. Aquesta consulta pot realitzar-se telemàticament, al portal http://www.registradores.org/ . En aquest sentit, els comptes anuals compleixen la denominada funció externa de la comptabilitat, ja que permet als tercers conèixer l'estat de l'empresa.
La confecció dels comptes és un acte complex, no només perquè els comptes estan integrats per diversos documents, sinó perquè, a més, la confecció de cadascun d'aquests documents presenta una elevada complexitat tècnica. En particular, els comptes anuals estan integrats pel balanç, el compte de pèrdues i guanys, l'estat de canvis del patrimoni net, l'estat de fluxos d'efectius (únicament obligatori en cas d'empreses que no presentin balanç abreujat) i la memòria. Com a novetat per al proper dipòsit, destaquem que l'estat de canvis del patrimoni net tampoc serà exible per a empreses amb balanç abreujat.
Cada document dels indicats ofereix informació d'un aspecte de la companyia, de manera que només analitzant-los en el seu conjunt obtindrem una visió global i fiable de l'estat de l'empresa. A més, cal fer referència també a l'informe de gestió, on els administradors han d'exposar informació tal com l'evolució del negoci, els fets rellevants ocorreguts amb posterioritat al tancament de l'exercici, i la seva evolució previsible.
Aquesta tasca és àrdua i costosa si no es valora des del punt de vista de la seva funcionalitat. Molts empresaris gestionen els comptes anuals com una càrrega administrativa més, quan en realitat els comptes anuals són una oportunitat de mostrar a tercers nostra visió comptable de l'empresa. Altres empreses consideren que els seus comptes anuals poden oferir massa informació als competidors, per la qual cosa algunes han optat per no dipositar-les.
El dipòsit dels comptes confereix a la societat una imatge de professionalitat, transparència i fiabilitat; els operadors econòmics valoren que el dipòsit estigui efectuat i que la documentació sigui correcta i contribueixi a oferir una imatge fidel de l'empresa. És “vendre” la imatge de l'empresa però en altres mercats, diferent de l'entorn dels clients habituals en el qual usualment operen les empreses: és el mercat dels proveïdors, el dels clients no habituals, el dels bancs, el dels operadors més professionalitzats o el de les entitats asseguradores. Serveixi d'exemple el fet que les entitats bancàries exigeixen, cada vegada més, que els comptes anuals estiguin dipositades abans de donar llum verda a la concessió o renovació de pòlisses de crèdit.
Perquè la utilitat dels comptes anuals no s'esgota en un tema d'imatge. El seu dipòsit en el Registre Mercantil deixa constància que, en una determinada data, la comptabilitat d'una empresa era la que va quedar efectivament dipositada, de manera que la comptabilitat no pot ser modificada posteriorment. És cert que els comptes anuals es dipositen en el Registre Mercantil però no s'hi inscriuen, per això no els és aplicable la presumpció d'exactitud i validesa dels articles 20 del Codi de Comerç i 7 del Reglament del Registre Mercantil. No obstant això, en ocasions o bé són d'aportació obligatòria, o bé faciliten una informació de la comptabilitat de l'empresa, que ofereix un context en el qual s'insereixen altres documents que són preceptius en diferents procediments i que, en cas d'oferir una imatge coherent amb aquests, els confereixen una eficàcia indiscutible.
Com a exemple a l'indicat, ha de destacar-se que els comptes anuals són un element bàsic per argumentar i acreditar un acomiadament objectiu per causes econòmiques. En qualsevol dels subtipus d'acomiadaments per causa estrictament econòmica (pèrdues, previsió de les mateixes o descens de vendes d'ingressos) l'ocupador haurà d'acreditar en quina situació econòmica es troba la companyia. Per a això és bàsic la prova documental, i l'article 4.2 del Reglament dels procediments d'acomiadament col·lectiu i de suspensió de contractes i reducció de jornada, estableix que l'empresari haurà d'aportar els comptes anuals dels dos últims exercicis.
Així mateix, en cas de previsió de pèrdues, l'Administrador ha de presentar un informe sobre aquestes, que en tot cas haurà de ser coherent amb els comptes anuals.
La jurisprudència tendeix a considerar provats els fets que s'acrediten mitjançant els comptes anuals, sempre que no siguin contradits per altres proves i ofereixin una visió coherent; per a això és imprescindible que els documents comptables estiguin ben confeccionats. Serveixi d'exemple el criteri del Magistrat de la Sala social del TSJ DE Catalunya Miquel Àngel Falguera Baró qui considera que, encara que els comptes anuals registrats són documents privats “… el seu contingut té una quasipresumpció de veracitat”. No obstant això, és cert que aquesta presumpció es perd quan els documents “… no continguin informació completa i plenament fiable sobre les dades imprescindibles…”. Veure la Sentència del Tribunal Suprem d'11 de desembre de 2014 (Recurs 138/2014). Per tant, a aquests efectes és especialment rellevant que els comptes anuals es formulin correctament.
Per si l'indicat fora poc, és de destacar que la falta de dipòsit dels comptes anuals constitueix una infracció regulada en la Llei de Societats de Capital, sancionada amb multa d'entre 1.200 i 60.000 euros. Excepcionalment, la sanció pot ser de 30.000 euros per cada any de retard en el cas de societats amb volum de vendes superior a 6.000.000 d'euros. Per aplicar aquestes sancions, el Reglament del Registre Mercantil estableix que la Direcció general dels Registres i del Notariado (DGRN) trasllada a l'Institut de Comptabilitat i Auditoria de Comptes (ICAC), dins del segon mes de cada any, la relació de societats que hagin incomplit aquesta obligació. Sobre la base d'aquesta relació, el ICAC, que és l'òrgan competent per sancionar, iniciarà d'ofici els expedients sancionadors que procedeixin.
Però hi ha un element més. La Llei del Procediment Administratiu Comú de les Administracions Públiques estableix la possibilitat que els procediments sancionadors s'iniciïn per denúncia de qualsevol persona. En principi, l'Administració Pública no està obligada a incoar un expedient sancionador sempre que es produeixi una denúncia… però tampoc pot desconèixer l'existència d'una infracció, quan la seva comissió sigui tan evident com la falta de presentació de comptes anuals.
La novetat i el fet que converteix als comptes anuals en una notícia d'actualitat és que en breu estarem en termini per dipositar, i en el seu dia ja es va fer pública l'obertura de diversos expedients sancionadors per part del ICAC per la no presentació de comptes anuals, segons va publicar el diari digital L'Economista en aquesta notícia. El Consejo General de Economistas y Titulados Mercantiles també va difondre aquesta informació, exposant també el criteri de graduació de sancions emprat. Aquest criteri consisteix a quantificar la sanció en el 0,5% de l'import total de les partides d'actiu, més el 0,5% de la xifra de vendes consignades a l'última declaració tributària presentada. Subsidiàriament, la sanció es quantifica en el 2% del capital social.
Aquest és l'últim argument que ens faltava per fomentar i recomanar la correcta presentació i confecció dels comptes anuals. Però insistim que, més enllà de l'aspecte sancionador, els comptes anuals són un esplèndid instrument en mans de l'empresa per oferir al mercat la imatge que tota companyia professionalitzada vol mostrar, i per construir un mitjà de prova que pot ser de gran ajuda en els procediments administratius i judicials que l'empresa hagi d'afrontar. És necessari, això sí, que els comptes estiguin realitzats amb coneixements comptables, econòmics i jurídics, perquè tinguin l'eficàcia probatòria que busquem.
Àrea client
TORNAR AL LLISTAT
